Pernille Weitemeyer Larsen

ATS-systemer: Myter og sandheder

Der florerer mange historier om ATS-systemer. Hvad er efter din erfaring myter – og hvad er reelt sandt i forhold til, hvordan virksomheder faktisk bruger dem i rekruttering?

Der er virkelig mange ATS-historier i omløb lige nu. Især på LinkedIn. Og ikke kun i Danmark – globalt. Det er nærmest blevet en epidemi.

Her er en meget vigtig rule-of-thumb: Hvis en person på LinkedIn laver et langt opslag om, hvad et ATS gør og ikke gør, eller hvordan man skal “optimere sit CV til ATS”, så tjek lige deres profil. Hvis der ikke står noget om rekruttering, Talent Acquisition eller HR, så er der ret stor sandsynlighed for, at vedkommende aldrig har arbejdet med et ATS – og bare genfortæller en myte, fordi den skaber engagement.
Man skal altid være kildekritisk. Også på LinkedIn.

Et ATS (Applicant Tracking System) er i virkeligheden ikke noget nyt. Det har eksisteret i mange år. Og helt grundlæggende er det… et digitalt arkivskab.

Ligesom et salgsteam har et kundekartotek (CRM), har rekruttering et kandidatkartotek. Selv mindre virksomheder har – især efter GDPR – brug for en ordentlig måde at håndtere ansøgninger på. Det går ikke at have 300 CV’er liggende som vedhæftede filer i en overfyldt indbakke.

Et ATS er, helt ærligt, et smart spreadsheet. Det giver overblik: Hvilke kandidater har du kigget på? Hvem skal til samtale? Hvem skal have afslag? Hvem er i proces? Hvem venter på svar?

Det er ikke glamourøst. Det er ren praktik. Og det er præcis det, det er bygget til.

Når det er sagt, så har ATS-systemer selvfølgelig udviklet sig. Mange har flere funktioner som email templates, kalenderintegration (så kandidater kan booke interviews), integration til job boards (så du poster ét sted, og det bliver publiceret flere steder), etc.

Jeg har selv arbejdet i 4-5 forskellige ATS’er i min karriere og været projektleder på 2 implementeringer. I den forbindelse har jeg set og testet mange flere – både små lokale danske systemer og store globale platforme.

Og en vigtig pointe: ATS er ikke kun noget “store virksomheder” bruger. Det er ekstremt udbredt, og rigtig mange virksomheder med 100+ medarbejdere har et ATS i en eller anden grad (og har haft det i mange år). 

Bliver ansøgninger og CV’er reelt sorteret fra af et system uden menneskelig indblanding – eller hvornår og hvordan kommer rekrutteringsansvarlige ind over?

Det er her, vi rammer den helt store myte.
Den, der kører på LinkedIn lige nu, er idéen om, at et ATS er en slags AI-overlord med onde laserøjne, der scanner dit CV og sender dig et afslag på 4 sekunder, hvis du ikke har skrevet dit jobtitel-ordvalg i præcis den rigtige rækkefølge.

Og så kommer Marketing-Business-Consultant-Niels (med 0 års erfaring i rekruttering) ind fra højre og råber: “AI-OPTIMÉR DIT CV TIL ATS!”

Jeg siger det lige så kærligt som overhovedet muligt: Det er bullshit.

Et ATS gør ingenting uden et menneske. Det er ikke en robot. Det er et arkivskab.

Jeg kender på den gode side af 500 rekrutteringsfolk. Jeg har endnu ikke mødt nogen, der lader AI træffe den endelige beslutning om at sortere kandidater fra.

Og her kommer det irriterende “men”: Nogle ATS-systemer er (selvfølgelig) begyndt at tilføje AI-features. En af dem kan være, at AI scanner ansøgninger og “scorer” dem i forhold til jobbeskrivelsen.

Men her er den vigtige kontekst: Bare fordi systemet kan gøre noget, betyder det ikke, at det bliver brugt.
Og endnu vigtigere: Selv hvis det bliver brugt, screener den på præcis det samme som rekrutteringsfolk har screenet på i årtier: keywords og match med krav.

Det er ikke nyt. Det er ikke magi. Det er ikke en hemmelig kode. 

Hvis jobbet kræver “forandringsledelse”, så skal der stå “forandringsledelse” i dit CV. Hvis jobbet kræver “du skal kunne slå vejrmøller”, så skal der stå “jeg kan slå vejrmøller” i dit CV.
Sådan har det altid været. Det var relevant før AI, og det er relevant nu.

Her kommer faldgrube nummer to: Rekrutteringsfolk er ikke dumme. De er faktisk ret dygtige til deres arbejde. Og de ved godt, at en god kandidat ikke kun er et CV – det er et menneske.
At screene CV’er er en kunstart. Det er ikke bare en checkliste. Det kræver erfaring, professionalisme og intuition. Nogle gange er et CV skrevet på en skæv måde, men man kan alligevel se potentialet. Det kan ligge i formuleringer, struktur, humor, energi eller noget andet, som AI ikke opfanger.

Og trust me: Det ved rekrutteringsfolk godt.

Derfor ser jeg simpelthen ikke et scenarie for mig, hvor AI-scoring bliver brugt som en endegyldig dommer. Måske bliver det brugt til hvilke CV’er man kigger først igennem. Og det er mega relevant at tale om. Det kan i praksis betyde, at nogle kandidater bliver set tidligere end andre – og timing kan have betydning i en proces. Men dit CV vil næsten med garanti stadig blive set, vurderet og besluttet af et menneske.

Og en sidste vigtig ting: Selv i de mest moderne ATS’er, jeg har set, har jeg endnu ikke oplevet et system, der automatisk giver afslag til kandidater baseret udelukkende på en AI-score. Du kan få en score, ja. Men selve afslaget er stadig aktivt besluttet af et menneske.

Så én gang til for Prins Knud: Myten siger, at ATS sorterer dig fra automatisk. Virkeligheden er, at mennesker gør. Og screeningkriterierne er præcis de samme, som de altid har været.

Hvad bør jobsøgende være mest opmærksomme på, når de søger job via et ATS – hvis de vil undgå at blive sorteret fra unødigt?

Det her spørgsmål er faktisk lidt forkert ladet.
For det er i praksis fuldstændig ligegyldigt, om du søger job “via et ATS” eller ej – LinkedIn fungerer i princippet også som et ATS – og du bliver ikke vurderet på andre kriterier, bare fordi virksomheden bruger et ATS i stedet for f.eks. en e-mailadresse.

Det svarer lidt til at spørge, om man skal være opmærksom på noget særligt, når man ringer til en fastnettelefon frem for en mobiltelefon. 😉

Når det er sagt, så er der én ting, som ofte bliver misforstået – og som er en stor del af grunden til myten:

Det hedder “knockout questions”.

Jeg ser tit folk skrive: “Jeg sendte en ansøgning og fik afslag efter 2 minutter. Det kan KUN have været AI.”
Nej. Det kan med meget stor sandsynlighed have været knockout questions. 

Det er spørgsmål, rekruttering sætter ind i ansøgningsformularen, som kandidaten skal svare på. Det kan være:

Har du kørekort?
Taler du flydende japansk?
Hvor mange års erfaring har du med X?

Et ATS kan sættes op til at automatisere på dine svar. Workflowet er super duper simpelt:

Hvis svaret på “Taler du flydende japansk?” = “Nej” → send afslag.

Det har intet med AI at gøre. Det handler bare om at sikre, at ufravigelige krav overholdes – og at irrelevante ansøgninger ikke fylder i processen.

Er der bestemte klassiske fejl eller “fælder” i CV eller ansøgning, som ATS-systemer (og rekrutteringsfolk) reagerer negativt på?

Med alt det ovenstående i mente, så giver ideen om “ATS-fælder” ikke rigtig mening.

Et ATS “reagerer” ikke negativt på dit CV. Et ATS lever ikke. Det er stadig et arkivskab.

Så spørgsmålet burde egentlig være:
Er der bestemte klassiske fejl eller fælder i CV og ansøgning, som rekrutteringsfolk reagerer negativt på?

Og ja. Udover at du ikke husker dine keywords, så er der især én, som jeg ser mere og mere:

Hvis du tager et vidunderligt, personligt, varmt og gennemtænkt CV – et der faktisk viser, hvem du er – og så barberer det ned til en grå tekst-ørken i Times New Roman, fordi nogen har sagt, at “ATS ikke kan lide kolonner”…så gør du dig selv en massiv bjørnetjeneste.

For ved du hvem der stadig læser dit CV?

Et menneske.

Og mennesker bliver ikke begejstrede af noget, der ligner en brugervejledning til en mikrobølgeovn fra 1997.

Det mest ironiske ved hele ATS-myten er, at den får kandidater til aktivt at forringe deres egne chancer. De fjerner personlighed. De fjerner overblik. De fjerner visuel klarhed. Reelle problemer opstår kun, hvis dit CV er gemt som en decideret billedfil eller hvis al teksten er indsat som screenshots (og hvorfor skulle den være det?).

Så lad os lige tage den logisk:

Hvorfor i alverden skulle vi i rekruttering have en interesse i at skjule, hvilket format der “virker”?
Hvad skulle gevinsten være? At vi har en hemmelig og skjult agenda om ikke at ansætte dygtige mennesker, men kun dem, der kan finde ud af at bruge den rigtige skrifttype? At vi systematisk skulle sortere de bedste og dygtigste kandidater fra fordi de havde brugt 2 kolonner?

Det ville være en imponerende dårlig strategi.

Der findes ikke et hemmeligt format. Der findes ikke en AI-konspiration. Vi lever af at finde de rigtige mennesker.

Hvis du kun måtte give ét råd til jobsøgende om, hvordan de skriver CV og ansøgning til virksomheder, der bruger ATS – hvad skulle det så være?

Om du skriver CV og ansøgning til et ATS, en emailadresse, en postboks eller en brevdue, så er rådet det samme:

Skriv til et menneske.

Brug de relevante keywords. Vis at du matcher jobbet. Og lad for Guds skyld være med at lade dig skræmme af Marketing-Business-Consultant-Niels og hans ATS-myter.